Talleres Creativos: Apostando por la cultura del Proyecto
Una de nuestras obsesiones en Periferia Creative es la productividad, entendida como el rendimiento efectivo del equipo humano y tecnológico. Nuestra agencia de comunicación está formada por un equipo reducido de personas que son responsables de tareas muy diferenciadas. A priori podría parecer que lo mejor en una situación así es crear un método organizativo “cronológico”, en el que las tareas se van desplazando desde el principio al final de la cadena productiva. En realidad es lo primero que intentamos, aunque pronto descubrimos que eso nos hacía perder nuestro activo principal: la capacidad de enriquecernos mutuamente durante todo el proceso de desarrollo. ¿Qué sentido tiene entonces el esfuerzo de mantener una dimensión pequeña de equipo, si no es precisamente por esa interacción mútua y constante que no pueden permitirse grandes agencias repletas de niveles y equipos de trabajo estratificados? ¿Puede plantearse algo así o la sombra de las interrupciones constantes oscurece la idea?
Intentando responder a esto creamos los Talleres Creativos, un nombre premeditadamente genérico para dar cabida a los diferentes procesos que dan lugar en ellos. A diferencia del convencional desarrollo de proyecto lineal, los Talleres Creativos establecen una estructura circular, donde estas reuniones de trabajo siempre están en el centro. El proyecto avanza de manera circular, según va llegando a los diferentes responsables de cada área, pero a la vez mantenemos los Talleres Creativos como puntos de encuentro del equipo al completo, a modo de etapas especiales durante el desarrollo del proyecto. El siguiente gráfico sirve para ilustrar la estructura de la que te hablamos.
Sabemos que este tipo de metodología puede parecer un lujo muy poco operativo, algo sumamente interruptivo ¿verdad? Que todo el equipo deba “detener” su actividad para reunirse a menudo y compartir todo lo que tiene entre manos. Pues nada más lejos de la realidad. Ya en los primeros días vimos la fuerza del método. Los principales atascos, retrasos y errores en los proyectos provenían precisamente por la falta de información. Los diferentes miembros del equipo tomaban su parte del proyecto en su etapa correspondiente, normalmente de manos del responsable de la etapa anterior, con lo que la información ya no llegaba tan fresca ni tan bien explicada. Se suponían muchas cosas que luego eran erróneas y se tomaban decisiones fragmentadas que, aunque válidas, se concentraban en solucionar retos parciales, sin una perspectiva realmente global del proyecto. Ahora, cualquier miembro del equipo puede reclamar la información que necesita para trabajar (mejoras de briefing), compartir sus dudas y planteamientos (mejora de la seguridad en la toma de decisiones), se testean las ideas “in situ”, de manera que cada uno aporta su enfoque y pone de relieve ciertos puntos desde su ámbito de responsabilidad y experiencia. El proyecto sale totalmente beneficiado. A cambio, el equipo debe dedicar entre 4 y 6 horas semanales a estas reuniones. Sí, TODOS LOS MIEMBROS DEL EQUIPO. Seguro que cualquier manager de equipo se pondría nervioso pensando en la cantidad de horas que eso supone en el total de las horas productivas. Pero en una agencia creativa no hablamos de personas delante de una máquina, produciendo indiscriminadamente, hablamos de generar estrategias, ideas y, en fin, soluciones que deben ser efectivas a muchos niveles. No se trata tanto de avanzar mucho y rápido, sino de avanzar bien, con efectividad. Con este método de conceptualización consensuada, lo estamos consiguiendo. No lo compartiríamos contigo si no fuera porque hemos visto el poder de la propuesta.
Tal vez te preguntes: ¿Qué beneficios concretos está reportando esta metodología durante los primeros meses de aplicación?
Bien, te los desglosamos a continuación:
Mejora en las valoraciones y briefings
Pocas veces pensamos en la enorme responsabilidad que tiene la persona que elabora un briefing. Está haciendo de puente absoluto entre el cliente y la agencia y comprometiéndose a unos resultados que dependerán de todo el equipo y afectando a sus agendas durante las próximas semanas o meses. Por no hablar de la motivación, que es fundamental en un trabajo creativo. ¿Cómo de involucrados va a estar el equipo en lo que se plantea?
Compartir estos aspectos en los Talleres Creativos nos ha permitido que los proyectos entren por una puerta donde todos pueden recibirlos y apreciarlos, que los presupuestos reflejen de manera más realista la previsión de trabajo (ya que todos pueden comentar las horas que creen necesarias para elaborar su parte) y que los calendarios sean más consensuados. Aumenta el grado de responsabilidad general hacia el proyecto.
Mejora en la elaboración de propuestas
Si atendemos al perfil clásico de trabajo en una agencia creativa, el director de cuentas o comercial entra el proyecto, lo expone al equipo y les indica sus deadlines. Tal vez se establezcan unas etapas intermedias en las que el gestor de cuentas deba hacer entrega de muestras previas y luego del proyecto final. Esto suele dar lugar a situaciones frustrantes, cuando el comercial recibe unas muestras por parte de su equipo que sabe que se alejan de los objetivos pactados (por un briefing malentendido, falta de tiempo, etc.).
En nuestros Talleres Creativos, el director de proyecto mantiene un contacto constante con el desarrollo de las muestras. En cierto modo, mantiene el rol de cliente durante el desarrollo, pero con la salvedad de que lo hace durante el propio proceso, no solo al final de las etapas. Eso le permite ir comentando aspectos que tal vez no estaban claros en el briefing, aportar incluso nuevos comentarios y contenidos (si hace falta, reclamando más información al cliente) y potenciar las ideas que apuntan hacia el resultado más óptimo. A su vez, el equipo de desarrollo trabaja mucho más seguro. Las presentaciones internas pueden desarrollarse de manera más natural e informal, así que pronto se establece un diálogo a base de layouts, o simples ideas verbalizadas, que van aportando sustancia nueva al proyecto, mientras que elimina la mala hierba.
Mejora en las fases de desarrollo
Avanzar mucho y rápido durante una fase técnica es arriesgado. Es una etapa donde los recursos técnicos, sea en forma de horas de técnicos especialistas o en materiales, se disparan astronómicamente. Es fácil que la gente se olvide durante un tiempo de la perspectiva general, para concentrarse en los detalles. Lo malo es que si esa perspectiva general era precaria, los detalles solo serán brillantes pozos sin fondo que no aportarán nada.
Los Talleres Creativos permiten que el equipo técnico vayan mostrando sus avances y sus dudas, mientras trabajan. El resto del equipo refuerza precisamente la perspectiva interna. Se evitan desastres en la inversión y se racionalizan constantemente calendarios, para priorizar lo más importante y efectivo.
Cierre de proyectos
El retoño ha nacido, todos están satisfechos con la criatura. El gestor de cuentas lo coje en sus brazos y se lo lleva al cliente. ¿Llorará el retoño? ¿llorará el cliente? El cierre de un proyecto creativo supone una catarsis importante para todos los miembros del equipo. El Taller Creativo permite que todos puedan disfrutar de los detalles de la presentación, proponiendo aspectos que pongan en valor el trabajo realizado. Y, evidentemente, permite que el gestor de cuentas tenga la oportunidad de explicar con calma las reacciones del cliente, devolviendo parte de esa energía que todos invirtieron en el proceso.
Como has podido leer, este tipo de metodología ofrece, esencialmente, garantías para todos, cliente y agencia. Es pura cultura de proyecto, ideada para proteger la creatividad, la confianza del equipo y los mecanismos técnicos para llevarlos a cabo. Trabajar mejor es la única manera de obtener un mejor resultado.
